¿Estás pensando en celebrar un evento corporativo y te planteas organizarlo por ti mismo?
Puede que de primeras pienses que es una buena idea como forma de ahorrar costes… pero hacerte cargo de la organización de un evento puede salirte muy caro si no cuentas con los conocimientos para hacerlo correctamente. Y el posible descontrol de coste es solo una desventaja de querer gestionarlo tú mismo: te perderías los conocimientos técnicos y tecnológicos que requiere esta actividad, sin contar la responsabilidad legal que supone cuidar de decenas o cientos de personas.
Organizar una reunión, conferencia, convención o cualquier otro tipo de evento supone un enorme esfuerzo y son muchos los factores a tener en consideración si queremos que todo salga perfecto. Aquí tienes todos los motivos por los que contratar una agencia de eventos especializada tiene mucho sentido.
1. ¿A qué conocimientos y recursos tienes acceso con una buena agencia?
Expertise y experiencia en el sector. No te imaginas toda la planificación que existe detrás de cualquier evento corporativo. Ponte en la situación de que tienes que organizar una reunión. Además de buscar un espacio para celebrarlo, ¿se te ocurre algo más en lo que trabajar? Eventos simples como este también requieren de puntos tan importantes como la definición de objetivos, el entendimiento de cómo los valores de la empresa se verán reflejados en el evento o la elaboración de una estrategia de comunicación para conseguir alcanzarlos. Los profesionales de la organización de eventos saben qué es lo que tu acto ha de tener para que no le falte de nada y que se desarrolle sin problema.
Experiencia logística y capacidad de coordinación de algo complejo. Los eventos son como una máquina: para que funcione, todos sus engranajes han de coordinarse. Y no olvides algo: la logística puede parecer sencilla, pero es tremendamente compleja y es suficiente que una pieza salga mal para arruinarte el evento. El mejor evento empeorará la experiencia del asistente si hay colas en el registro o en la comida, mala organización del transporte, o una falta de coordinación de los vehículos y equipos de descarga y de montaje.
Creatividad e innovación. Tus invitados son mucho más exigentes que hace 20 años, cuando recibían pocas invitaciones a eventos. Valoran su tiempo y, si les robas este recurso preciado suyo, esperan vivir una experiencia sorprendente. Además, no olvides que tu evento es un momento de comunicación. Ha de comunicar de forma efectiva, utilizando la creatividad o innovadoras soluciones. Contratar una buena agencia te permitirá convertir tu evento en un momento coherente, sorprendente, donde todo contribuye a transmitir y hacer vivir tu mensaje.
Dominio de la tecnología. La tecnología cambia cada día: desde las soluciones de proyección, las aplicaciones de votación, participación, viralización, la RV, la RA, la IA, los hologramas y, quizás mañana, el metaverso. Una buena agencia investiga y se mantiene al día, y te permite integrar las soluciones que ayudarán a cumplir tus objetivos y a sorprender a tus invitados. Tú solo tienes que dejarte asesorar, ellas sabrán cómo sacar lo mejor de la herramienta digital a aplicar en tu evento. Porque, si integras bien la tecnología en tu próximo acto, logrará sorprender, comunicar mejor y te permitirá acceder al nuevo “oro negro” de nuestro sector: datos e inteligencia de tus asistentes.
La experiencia de haberlo vivido casi todo. Los organizadores lo saben: mil cosas pueden fallar durante un acto. Un evento es una creación en tiempo real donde se agrupan seres humanos (cuyos comportamientos pueden llegar a ser impredecibles), en el que no tienes una segunda oportunidad si algo falla. Si no cuentas con trayectoria en el sector, te costará reaccionar ante las vicisitudes que pueden surgir a lo largo de la celebración. Haber vivido ciento de eventos hace que tu agencia esté preparada para evitar problemas, pero también para reaccionar si pasa algo. “The show must go on!”
Los conocimientos legales. Un evento supone también una gran responsabilidad: derechos de imagen y propiedad intelectual, contratación de proveedores, seguridad de los asistentes… ¿Conoces los requisitos legales que puede suponer tu evento? Una buena agencia cuenta con expertos para que tú puedas despreocuparte de este tipo de detalles que, de ser incumplidos, pueden generarte un gran problema.
2. ¿Qué resultado te permite conseguir trabajar con una agencia?
Atrae a más (y mejores) asistentes. Conseguir que los asistentes acudan a tu evento es el primer reto al que tendrás que hacer frente en una era de saturación y falta de tiempo. Una buena agencia será capaz de crear un evento original, te ayudará en su comunicación a través de invitaciones atractivas, pensará por ti en cuáles pueden ser los mejores ganchos (el sitio, el concepto, alguna actividad que incluye el evento) para que la gente quiera acudir… Y sobre todo, hará que tus eventos se conviertan en grandes experiencias.
Cuídales como lo merecen. ¿Organizas un evento? Invitas a decenas o cientos de personas, y tienen que sentirse cuidadas siempre. Hay que gestionar rooming lists, la participación en las diferentes actividades, tener en cuenta las peculiaridades de los invitados (desde alergias hasta actividades favoritas o exigencias logísticas)… Un trabajo profesional por la agencia hará que cada asistente se sienta especial y viva una experiencia agradable, al contar con el personal para gestionar estas peculiaridades personales, con dotes de comunicación y con las herramientas tecnológicas necesarias para ello.
Ofrece experiencias impactantes… en sitios que nunca encontrarías por tu cuenta. El lugar escogido (la ciudad, el espacio en sí) es clave para el éxito e impacto de tu evento. La agencia conoce y tiene contacto con multitud de venues, por lo que te ayudará a buscar el mejor espacio atendiendo a las necesidades del evento y al tipo de experiencia que se pretenda generar con su celebración. El tamaño, las facilidades de montaje, los servicios incluidos, la ubicación, las limitaciones de actividades u horarios, el estilo, la novedad… son elementos a tener en consideración a la hora de escoger el lugar.
Comunicación. Tan importante como organizar el evento en sí es trabajar la comunicación que se desarrolle antes y después. ¿A través de qué mensaje incentivaremos la asistencia al evento? ¿Debemos implementar una estrategia en redes sociales? Si es así, ¿qué redes utilizar para llegar al target? ¿Debemos crear una web individual para el acto? ¿Y cada cuánto debemos enviar una newsletter con información acerca del evento? Las agencias cuentan con profesionales de la comunicación, que se encargarán de tomar las mejores decisiones comunicativas. De esta manera, conseguirás que el acto triunfe no solo debido a la experiencia generada a través de él, sino también gracias a la información facilitada en todas las fases del evento.
Optimización del presupuesto. Las agencias saben adaptarse al presupuesto y ofrecerte las mejores alternativas para que el coste final del evento no se te vaya de las manos. Con esto no nos referimos a que los organizadores de eventos vayan a ir a lo barato, sino que su función será la de evitar sorpresas negativas por mala planificación o falta de experiencia; de forma que se planifiquen también los costes que se destinarán a cada una de las partes que conforman el conjunto del acto. Un evento mal planificado se expone al riesgo de descontrol presupuestario, por imprevistos de último minuto.
Si hay algún contratiempo, ¡que no cunda el pánico! Tal y como mencionábamos, las agencias están preparadas ante cualquier situación de crisis que pueda surgir. Los organizadores se encargarán de los imprevistos o fallos que aparezcan en el transcurso de la celebración y, muy probablemente, mantendrán la calma – y la tuya y la de los invitados – para solucionarlos lo antes posible.
ROI, orientación a resultados, enfoque en los objetivos y gestión de su medición. Tan importante como la organización del evento o su comunicación es saber qué resultados se han obtenido del mismo. Una buena agencia te ayuda desde la fase de briefing (haciendo las buenas preguntas para definir un objetivo concreto), hasta la organización (centrando las actividades en lo que aporta valor) y ayudando a medir lo conseguido. Cuenta con herramientas para la recolección de los datos, métodos y experiencias, que te permiten no solo hacer un evento útil, sino también demostrarlo… Una manera de valorar cómo de exitoso ha sido el acto, qué ha contribuido a ello y qué puntos podrían mejorarse para eventos futuros.
Sobre todo: despreocúpate de la organización del evento y céntrate en lo verdaderamente importante. Un evento supone muchísimas horas de trabajo (siempre más que las que intuyes a priori), y más aún para alguien que no cuenta con mucha experiencia en su organización.
Además, seguro que organizar eventos no es tu única responsabilidad. Así que céntrate en “el negocio” y deja que expertos se encarguen de todo este trabajo. No te preocupes: a pesar de que dejes la planificación del acto en otras manos, seguirás teniendo un papel fundamental en la toma de decisiones. Por eso, deja que la agencia se encargue de toda la organización para que tú puedas trabajar en otras actividades de mayor valor.
Ponte en contacto con nosotros o envía un correo electrónico a marketing.es@reedmackay.com para hablar de tus necesidades en viajes corporativos o eventos.
